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4 consejos para organizar tu estrategia

Cualquiera que haya visto un episodio de MasterChef probablemente haya visto a los chefs del jurado del programa regañar a los concursantes por una encimera sucia y desordenada.

El principio de mantener limpio y ordenado su entorno de trabajo no solo se aplica a la cocina. ¡Es válido para cualquier actividad! Especialmente cuando se trata de estrategias de marketing y automatización.

Por tanto, es difícil desarrollar la planificación de la automatización del marketing para organizar y documentar los procesos, pero los enriquece.

Cuando me uní a Rock Content, el equipo tenía alrededor de 20 empleados con un enfoque exclusivo en un producto y un mercado, el mercado brasileño.

Hoy seguimos siendo un equipo sencillo, pero tenemos cuatro productos y presencia global, principalmente en Brasil, México y Estados Unidos (es decir, tres idiomas). Nada de esto sería posible sin la configuración correcta.

Si quieres saber lo que aprendí durante este viaje de crecimiento y echar un vistazo entre bastidores, ¡ahora es el momento! ¡Únase a mí para recibir cuatro consejos de planificación de automatización de marketing!

Cómo escalar la planificación de la automatización del marketing en mente

La personalización de la automatización del marketing es una de las características más importantes de este tipo de herramientas (y una de las más promocionadas por las empresas que venden este tipo de software). Y esto es comprensible: nadie quiere invertir en una herramienta que no se ajusta del todo a su negocio o resuelve los problemas que enfrenta.

Dado que todos pueden personalizar lo que quieran y hay cientos o incluso miles de casos de uso, encontramos bastante contenido sobre cómo usar la herramienta a diario para maximizar la planificación y organización de todos los datos e información, una automatización de marketing. la herramienta puede contener.

Aquí en Rock Content, ayudamos a cientos de clientes con sus estrategias de marketing. A menudo llegaba al Hubspot del cliente y no podía entender lo que estaba sucediendo allí, dependiendo de que alguien de la empresa en cuestión explicara el objetivo o la audiencia de los correos electrónicos, flujos de patrocinio, páginas de destino, etc.

¡Este desorden va exactamente en la dirección opuesta a la misión de estas herramientas! La automatización del marketing se trata de ahorrar tiempo, hablar con su audiencia, prestar atención a su privacidad y recopilar datos para que este trabajo sea más efectivo.

Debido a que todo es personalizable, las personas que trabajan con una herramienta de automatización de marketing terminan utilizando el contexto actual y, en muchos casos, nunca desarrollan reglas o pautas que regulen todo el contenido de la herramienta.

¿Cómo logramos este objetivo?

Te daré cuatro consejos:

1. Organice sus propiedades de comunicación

¡Uno de los principales trabajos del equipo de marketing es ayudar al equipo de ventas a vender!

Para lograrlo, la alineación entre estos dos equipos es fundamental. Y aquí es donde debe comenzar la planificación de la automatización del marketing: ¿Qué información necesitará siempre su equipo de ventas?

¿Pueden vender si no conocen los nombres de las personas? ¿Pueden vender sin tener una forma de contactar al comprador? ¿Pueden vender sin saber en qué productos están interesados ​​los visitantes del sitio?

De todos modos, estas preguntas son solo algunas sugerencias para guiar su pensamiento.

Por ejemplo, aquí en Rock Content, nuestro equipo de ventas necesita seis datos obligatorios:

  • nombre – para una conexión más humana;
  • Correo electrónico: para comunicar y compartir contenido educativo o educativo sobre nuestros productos y servicios;
  • Teléfono: facilitar la comunicación y hacerla más humana.
  • Sitio web de la empresa: para el análisis técnico del rendimiento y la experiencia del usuario, así como para comprender mejor el perfil y el negocio de los clientes potenciales;
  • Recuento: para la organización interna, porque creemos que el tamaño de la empresa tiene un impacto significativo en el tipo de dolor o problemas que la empresa puede enfrentar, y organizar nuestro proceso en torno a esto asegura mejores tasas de éxito;
  • Área de práctica: para regulación interna, ya que tenemos diferentes ofertas según la industria.

Como dije anteriormente, el ejemplo que trajo podría no ser válido para su empresa (o podría serlo). En cualquier caso, la tarea del equipo de marketing es hablar con el departamento comercial y averiguarlo.

Una vez que haya cubierto las necesidades del equipo de ventas, repita el proceso de pensamiento solo sobre el equipo de marketing: ¿Se necesitan otras piezas de información para implementar sus estrategias? Si es así, ¡agrégalos a la lista!

Por ejemplo, otros campos importantes para el negocio de Rock Content son el idioma preferido, la ubicación del contacto, el producto de interés, la fecha de conversión, el origen del contacto y el canal de conversión.

Al crear esta lista, ya conoce la información (características) necesaria para su proceso de marketing y puede:

  • Cree campos personalizados que aún no le pertenezcan y comience a recopilar y analizar esta información;
  • eliminar campos duplicados o no utilizados;

Antes de eliminar un campo no utilizado, le recomiendo que comience por deshabilitarlo en la dirección. Por ejemplo, agregue la palabra [DISABLED] o [DISCONTINUED] Dar nombre a la propiedad mientras se capacita a los empleados para que utilicen el nuevo campo o proceso.

¡Esto es! Al organizar las propiedades, ahora puede mejorar otro proceso prototípico dentro de su herramienta de automatización de marketing: Form Build!

2. Organiza tus formularios

Los formularios sirven para una amplia gama de propósitos dentro de una configuración completamente automatizada:

  • Puede usarlos dentro de sus páginas de destino o en su sitio web para obtener nueva información;
  • Puede crearlos solo para facilitar el proceso interno (por ejemplo, las ventas quieren incluir los clientes potenciales en la herramienta que fueron capturados en un evento presencial para que el marketing también funcione en ellos);
  • Puede combinarlo con otras herramientas para realizar la transferencia de datos (por ejemplo, los datos capturados en contenido interactivo dentro de la herramienta Ion, que vende contenido de Rock, se enviarán a Hubspot), etc.

Independientemente del uso, ahora que conoces los datos necesarios para los procesos de marketing y ventas, ya puedes revisar todos los formularios en tu gadget.

En este punto, creo que es interesante comunicar que en la estrategia digital, ¡menos es más! Cuantos más campos necesite una persona para completar un formulario, menor será su tasa de conversión.

Por lo tanto, es importante saber qué es necesario y usar solo eso.

El trabajo del equipo de marketing es comprender este escenario y diseñar estrategias que maximicen los resultados (y sean relevantes para las respectivas ofertas).

Por ejemplo, no es una buena idea pedirle a alguien que complete información como nombre, correo electrónico, dirección, identificación, fecha de nacimiento y enlace a todas las redes sociales si todo lo que tiene que proporcionar es un GIF animado de gatos.

Pero completaré esta información para ganar un viaje con todos los gastos pagados a las Maldivas (¡y el formulario era de una empresa confiable, por supuesto!).

Sé que di un ejemplo inusual, pero la idea aquí es llevarlo a un pensamiento estratégico: ¿Los formularios que usa (o planea usar) encajan con la información que necesita, su proceso de venta y el valor que tiene para ofrecer? a los que los llenarán?

¿Puede capturar 2 campos, nutrir esos clientes potenciales y moverlos a una conversión en la que puedan proporcionar 2 o 3 otras piezas importantes de información? De cualquier manera, ¡piénsalo!

Y es posible que se pregunte: “¿Pero cuál es el número óptimo de formas?” ¡Y una vez más, tenemos aquí la famosa frase “menos es más”!

El entorno empresarial cambia con frecuencia y está cambiando rápidamente. Si crea una plantilla para cada contenido enriquecido que hace su empresa, ¿cuántas plantillas tendrá dentro de dos años?

Y luego, suponga que cambia su modelo de negocio y actualiza los campos capturados por los formularios. ¿Cuánto tiempo dedicará a actualizar la herramienta?

¿Y cómo combinas información de modelos idénticos que solo cambia la vista?

Esa fue una experiencia de aprendizaje que tuve aquí en Rock Content. Ya tenemos formularios específicos para algunos libros electrónicos o seminarios web, luego notamos esta dificultad de mantenimiento y creamos un formulario genérico de generación de prospectos (por idioma).

Entonces, cuando necesito analizar datos, exporto la información de una vez. Si tenemos actualizaciones de las propiedades, solo necesito hacer un cambio, y así sucesivamente.

Por supuesto, existe el riesgo de tener un problema con este modelo y dañar seriamente nuestros resultados, pero siempre estamos atentos a los números ya que usamos estos modelos universales para todo. Y en caso de que surja algún problema, es muy fácil de investigar.

3. Crea un proceso para nombrar cosas

Aunque el equipo de marketing de Rock Content todavía es débil, hemos cambiado de roles dentro del equipo.

Anteriormente, una persona estaba interesada en el marketing por correo electrónico porque usábamos solo un idioma (portugués) y las acciones se centraban en un producto. Hoy en día, más de seis personas utilizan este canal para atraer clientes potenciales o MQL (en diferentes idiomas, sobre diferentes productos).

Antes, una persona solía hacerse cargo de las cosas ricas. Actualmente contamos con todo un equipo.

A medida que aumenta el número de personas involucradas en el proceso, todos deben comprender lo que se está haciendo. Para ello, nada mejor que nombrar las cosas de forma clara y objetiva.

Por ejemplo, imagine que ha sido ascendido y necesita formar a alguien que asumirá su función anterior. La forma en que nombras las cosas debería facilitarles el aprendizaje (y tú les enseñas).

La regla que utilizo con mi equipo es: “¿Cómo, con solo mirarlo, alguien puede entender de qué se trata esta lista, formulario o página de destino?”.

Con esto en mente, hemos desarrollado algunas mejores prácticas para nuestras operaciones, tales como:

  • Siempre agregue una etiqueta en el idioma del contenido al principio, como [EN]Y [ES], o [PT-BR];
  • En formularios y flujos de trabajo, siempre indique en qué etapa de la vida de un contacto se encuentra con la etiqueta [SUBSCRIBER]Y [LEAD]Y [MQL];
  • Los correos electrónicos de seguimiento (aquellos que proporcionan el contenido solicitado en una página de destino) deben tener el mismo identificador que la página de destino correspondiente;
  • Si está utilizando una página de agradecimiento personalizada, debe tener el mismo ID de página de destino antes.

4. ¡Estandarice y documente todo!

Por mucho que sea un fanático de los nombres y procesos muy intuitivos, algunos procesos son demasiado complejos o demasiado detallados para nuestro “simple” cerebro humano.

Por lo tanto, documente todos los procesos, detalles y mejores prácticas para la planificación de la automatización de marketing.

Por ejemplo, aquí en Rock Content usamos un wiki para recopilar toda esta información. Y hay un espacio específico para el equipo, donde explicamos todos los procesos que ya hemos creado:

  • Cómo enviar un correo electrónico.
  • Cómo crear un libro electrónico.
  • Cómo crear una página de destino.
  • Cómo organizar un webinar, qué parámetros en el enlace (UTM) usar para la promoción de contenido.
  • Cómo limpiar una hoja de cálculo antes de importarla a Hubspot.

Cuando hay documentos oficiales, usted puede (¡y debe!) Correr la voz tanto como sea posible, para que todos tengan acceso a ese conocimiento. Después de este proceso, verifique si todos siguen estas instrucciones.

Cuando encuentro algo fuera del estándar, me comunico con la persona a cargo en Slack, le explico qué está mal, por qué no es adecuado para nuestros procesos y le envío el enlace a la wiki con la documentación oficial para referencia futura.

Otra cosa que suelo hacer es enviar las lecciones documentadas en la wiki a los nuevos empleados en la capacitación de empleados. Si no pueden seguir las instrucciones paso a paso, es probable que la documentación no esté bien hecha y deba revisarse.

Esto también me hace responsable de asegurarme de que la documentación esté actualizada.

Lista de verificación de planificación de automatización de marketing

En resumen, para hacer más con menos recursos, debe garantizar un entorno de trabajo limpio, ordenado y bien documentado.

Si Marie Kondo Marketing lo ha tocado, aquí tiene una lista de verificación rápida para consolidar lo que ha aprendido hoy:

  • Descubra información importante para su equipo de marketing, cree propiedades que la automatización aún no tenga y elimine las que no usa;
  • Organice los modelos de su equipo con “¡menos es más!” Cuantos menos campos tenga, más probabilidades habrá de que se convierta. Además, cuantos menos formularios tenga, más fácil será de mantener;
  • Cree un proceso para nombrar listas de importación, hash, correos electrónicos, páginas de destino y flujos de trabajo. Recuerde: “¿Cómo, con solo mirarlo, alguien puede entender de qué se trata esta lista, formulario o página de destino?”
  • Estandarice sus operaciones y documente todo. Luego, asegúrese de que todos tengan acceso a esta documentación, manténgala actualizada y siempre verifique que todos los componentes de automatización de marketing la realicen.

Espero que este artículo le ayude a poner las cosas en orden y le facilite la planificación de la automatización para su equipo. Y si conoces otros consejos, ¡compártelos conmigo en los comentarios!

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